📝 MAG-Zyklus aufsetzen & durchführen (Best Practice)
Dieser Artikel beschreibt eine empfohlene Best Practice für Admins und HR, um einen MAG-Zyklus in flowit strukturiert, effizient und nachhaltig aufzusetzen und durchzuführen.
Der Ablauf bietet Orientierung und bewährte Leitlinien, ohne als starres Regelwerk zu gelten.
🔍 Überblick
Ein stabiler MAG-Zyklus entsteht nicht automatisch durch die technische Aufsetzung, sondern durch eine saubere Vorbereitung, klare Rollen, getestete Leitfäden und eine bewusste Steuerung während der Laufzeit.
Der hier beschriebene Prozess führt dich Schritt für Schritt durch:
die organisatorische Vorbereitung
die inhaltliche Planung
die technische Umsetzung
die Kommunikation mit Mitarbeitenden
das Monitoring und den Umgang mit Sonderfällen
Der Artikel richtet sich primär an:
Admins (Kundenadministratoren) für Aufsetzung und Struktur
HR für Prozessbegleitung, Kommunikation und Monitoring
📌 Schritt 1: Organisationsstruktur prüfen (vor jedem Zyklus)
Bevor ein neuer MAG-Zyklus gestartet wird, sollte die Organisationsstruktur in flowit überprüft werden. Sie ist die Grundlage für alle nachfolgenden Schritte.
Im Admin-Bereich empfiehlt sich folgende Prüfung:
Sind alle Mitarbeitenden vollständig und korrekt erfasst?
Sind Mitarbeitende den richtigen Teams zugeordnet?
Ist die Teamstruktur logisch und aktuell abgebildet?
Zur Einordnung:
Die Mitarbeitendenliste kann exportiert werden und eignet sich gut zur Vollständigkeitskontrolle.
Die Teamstruktur kann exportiert und über den Export geprüft werden. Wir empfehlen jedoch, die Struktur direkt in Flowit auf Teamebene im Adminbereich zu prüfen.
Wichtig zu wissen:
Fehler in der Organisationsstruktur erfordern keinen Neustart des Zyklus.
Reviews können auch nach dem Start neu zugeordnet oder korrigiert werden.
Warum dieser Schritt entscheidend ist:
weniger Fehler im laufenden Zyklus
geringerer administrativer Aufwand
stabilerer Ablauf insgesamt
Hilfreiche Artikel im Hilfe-Center zum Thema Mitarbeiterverwaltung und Teamstruktur auf flowit:
👥 Rollen & Verantwortung im MAG-Zyklus
In der Praxis hat sich eine klare Rollentrennung bewährt.
Aufsetzung des Zyklus
Verantwortung: Kundenadministrator
Gründe:
Zugriff auf den Admin-Bereich
Pflege der Organisationsstruktur
Erstellung der Reviews auf Unternehmens- oder Teamebene
Technischer Gesamtüberblick
Begleitung im laufenden Zyklus
Primär: Teamleiter / Reviewer
Verantwortung für den Fortschritt der eigenen Reviews
Möglichkeit, einzelne Reviews zu verlängern
Unterstützend: HR oder Admin
Nachfassen bei Verzögerungen
Klärung von Sonderfällen
Koordination bei Fragen
📄 Schritt 2: Leitfäden verstehen und vorbereiten
Der Leitfaden bildet das inhaltliche Fundament des MAG-Zyklus. Typischerweise gibt es drei Ausgangslagen:
Ein bestehender Leitfaden wird erneut verwendet
Ein bestehender Leitfaden wird angepasst
Ein neuer Leitfaden wird erstellt
Zur Einordnung:
Neue oder stark angepasste Leitfäden gelten inhaltlich als neue Templates
In diesem Artikel erklären wir, wie man einen Leitfaden erstellt oder bearbeitet:
Best Practice:
Vor der produktiven Nutzung eines Templates einen vollständigen Test durchführen
Den aktuellen Stand kritisch prüfen
Änderungen erst danach umsetzen
🧪 Schritt 3: Testphase: Warum sie so wichtig ist
Die Testphase ist ein zentraler Erfolgsfaktor und sollte bewusst eingeplant werden.
In der Testphase prüfst du:
die Logik der Fragen
die Reihenfolge im Leitfaden
den Review-Flow
die Verständlichkeit der Inhalte
Empfohlener Umfang:
1–2 vollständige Testläufe
zusätzliche Tests nur bei späteren Änderungen
Wichtige Regel:
Solange ein Leitfaden nicht produktiv verwendet wird, kann er angepasst werden
Sobald der Leitfaden in aktiven Reviews verwendet wird, kann er nicht mehr bearbeitet werden, sodass er Einfluss auf die aktiven Reviews hat.
Empfehlung:
Testphase idealerweise von mehreren Personen prüfen lassen
🗂️ Schritt 4: Zyklus planen, bevor er technisch aufgesetzt wird
Bevor der Zyklus im System erstellt wird, sollte die Struktur und der Zeitrahmen festgelegt sein.
Strukturelle Entscheidung
Unternehmens- oder Teamebene
Empfehlung:
Unternehmensebene als Standard
Vorteile:
einfachere Administration
bessere Vergleichbarkeit
konsistente Auswertungen
stabilere Folgezyklen
Teamebene ist sinnvoll, wenn:
Inhalte stark voneinander abweichen
unterschiedliche Leitfäden zwingend notwendig sind
Hinweis:
Auch bei bereichsspezifischen Fragen kann häufig mit einem einheitlichen Leitfaden gearbeitet werden
Differenzierung ist über benutzerdefinierte Attribute möglich
Zeitliche Planung
Startdatum
Ausfüllzeitraum
Abschlussdatum (Gesprächsphase)
Richtwerte:
Gesamter MAG-Zyklus: 1–3 Monate
Ausfüllzeitraum: mindestens 1 Monat
bei Ferien oder hoher Auslastung entsprechend länger planen
⚙️ Schritt 5: Zyklus aufsetzen
Nach der Planung erfolgt die technische Umsetzung:
Erstellung des Zyklus über den Gruppenmanager
Umsetzung gemäss Struktur- und Zeitplanung
Auf Unternehmens- oder Teamebene
Hier ist ein Schritt-für-Schritt-Artikel, der zeigt, wie man einen Review-Zyklus einrichtet:
✨ Übersicht: Reviews erstellen
✉️ Schritt 6: Einladungen & Kommunikation
Ein bewährter Ansatz ist ein mehrstufiges Kommunikationsmodell.
Best Practice
Vorab-Kommunikation durch HR oder Projektverantwortliche
Nutzung eines Kommunikations-Templates
Ganz unten findet ihr eine Vorlage für Best Practices.
danach automatische Systembenachrichtigungen
Automatische Benachrichtigungen
beim Aufsetzen aktivierbar
Erinnerungen definierbar
automatische Erinnerungen möglich
Inhalte systemseitig vorgegeben
Manuelle Reminders
Versand über den Insights-Bereich
geeignet für gezielte Nachfassaktionen
Nutzen:
höhere Aufmerksamkeit
klare Einordnung des Zyklus
höhere Akzeptanz bei Mitarbeitenden
📊 Monitoring & Steuerung
Der Fortschritt wird über den Insights-Bereich überwacht.
Status-Logik:
grünes Icon: beide Parteien haben ausgefüllt
Review abgeschlossen, wenn:
Schlussfolgerungen und Vereinbarungen definiert sind
das Gespräch geführt wurde
beide Parteien bestätigt haben
Typischer Verlauf:
hohe Aktivität zu Beginn
Abflachung in der Mitte
erneuter Anstieg gegen Ende
Empfehlung:
erste Hälfte nicht übersteuern
gezielt eingreifen bei klaren Verzögerungen
manuelle Reminders eher in der zweiten Hälfte einsetzen
Hilfreiche Artikel im Hilfe-Center zu Monitoring und Anpassung der Reviews auf flowit:
🔄 Änderungen & Deadlines nach dem Start
Auch nach dem Start sind Anpassungen möglich:
Zusätzliche Reviewer
Zugehöriges Team
Ausfüllzeitraum
Abschlussdatum
Nicht möglich:
Leitfäden / Vorlage nach produktiver Nutzung bearbeiten, so dass es Einfluss auf die Reviews hat.
Deadlines:
Ausfüllzeitraum verlängerbar, solange:
keine Partei ausgefüllt hat oder
nur eine Partei ausgefüllt hat
nicht verlängerbar, wenn beide Parteien ausgefüllt haben
Abschlussdatum (Gesprächsphase) verlängerbar, solange:
Das Review nicht beidseitig bestätigt wurde
Falls nötig:
Review neu aufsetzen
➕ Sonderfälle & komplexe Setups
Mögliche Szenarien:
mehrere Leitfäden
unterschiedliche Zeiträume
bereichsspezifische Inhalte
Bewährte Struktur:
ein zentraler Leitfaden
Nutzung benutzerdefinierter Attribute
Sichtbarkeit von Fragen abhängig von Profilattributen
Nutzen:
einheitlicher Prozess
hohe Skalierbarkeit
geringere Systemkomplexität
Bei sehr komplexen Setups empfiehlt sich die Einbindung von Customer Success.
✅ Fazit
Ein erfolgreicher MAG-Zyklus entsteht durch Struktur, nicht durch Technik allein: klare Rollen, getestete Leitfäden, saubere Planung, bewusste Kommunikation und transparente Steuerung.