Willkommen zur Anleitung über das Verwalten von Mitarbeitenden in flowit! Dieser Artikel gibt einen Überblick über die wichtigsten Funktionen, wann man sie nutzt und warum sie hilfreich sind. Die Funktionen stehen allen Nutzern mit Admin-Rechten zur Verfügung.
🔍 Übersicht: Admin-Bereich – Mitarbeitende
Im Bereich
ADMIN > MITARBEITENDE
erhältst du eine zentrale Übersicht aller Mitarbeitenden.
Du kannst:
• Mitarbeitende manuell erfassen oder via CSV importieren
• Bestehende Nutzer nach Vor- oder Nachnamen suchen
• Nach Status oder Systemrolle filtern
• Direkt einsehen:
– Teamzugehörigkeit
– Rollen
– Mitglied seit
– Letzte Anmeldung
Verfügbare Aktionen:
✏️ Profile bearbeiten
🗑️ Profile löschen (falls noch keine Daten drin sind)
👤 Neue Mitarbeitende manuell erfassen
Mit dieser Funktion legst du einzelne Mitarbeitende direkt im System an.
Schritte:
Klicke auf ADMIN.
Öffne den Bereich Mitarbeitende.
Wähle + Neuen Benutzer anlegen.
Fülle alle Pflichtfelder aus (mit * markiert):
• E-Mail-Adresse oder Benutzername
• Passwort (mindestens 12 Zeichen, inkl. Grossbuchstabe, Zahl und Sonderzeichen)
• Vorname
• Nachname
Wichtige Einstellungen:
• Status: Auf „Aktiv“ belassen.
• Rollen: Nur vergeben, wenn Admin- oder Einsichtsrechte erforderlich sind (siehe Artikel „Rollen & Rechte“).
• Spracheinstellung festlegen.
• Geschlecht angeben – dies verbessert die Qualität der KI-Analysen.
Beschäftigungsdetails ausfüllen:
• Startdatum
• Austrittsdatum (falls bekannt)
• Ende der Probezeit
Diese Angaben sind entscheidend für automatisierte Review-Prozesse.
Benutzerdefinierte Profilfelder:
Mit benutzerdefinierten Profilfeldern kannst du zusätzliche Informationen erfassen, z. B.:
• Bürotag
• Dienstjahre
• Zertifizierungen
Diese Felder verbessern:
• Die Struktur der Mitarbeiterdaten
• Die Qualität der KI-Analysen durch zusätzlichen Kontext
Wichtig: Benutzerdefinierte Profilfelder müssen zuerst im Admin-Bereich unter Einstellungen erstellt werden.
Grundsatz:
Je vollständiger die Daten gepflegt sind, desto präziser funktionieren Automatisierungen und KI-Analysen.
5. Klicke auf Benutzer anlegen.
Eine grüne Bestätigung erscheint.
📥 Mitarbeitende via CSV-Vorlage importieren
Für das gleichzeitige Onboarding mehrerer Personen eignet sich der CSV-Upload.
Schritte:
Lade oben rechts die CSV-Vorlage herunter.
Fülle die Vorlage gemäss Anleitung aus.
Anleitung
Lade die ausgefüllte Datei hoch:
– Klicke auf CSV-Datei hochladen.
Überprüfe die Einträge:
– Gültige Datensätze sind mit einem grünen Häkchen markiert.
Klicke auf Benutzer importieren.
✏️ Mitarbeitendenprofile bearbeiten
Bestehende Profile können jederzeit aktualisiert werden.
Schritte:
Öffne ADMIN > MITARBEITENDE.
Suche die gewünschte Person.
Klicke auf das orange ✏️-Symbol.
Daten bearbeiten
Änderungen speichern.
📄 Mitarbeitendenprofil – Detailansicht
Für eine vollständige Übersicht eines Profils:
Öffne ADMIN > MITARBEITENDE.
Wähle die gewünschte Person.
Klicke auf den Namen.
Du erhältst Einblick in:
• Aktivität
• Beschäftigungsdetails
• Evaluationspaar
• Aktive und archivierte Karten
• Meetings
• Feedback
Hinweis zum Feedback:
Sichtbar sind nur Feedbacks, an denen du selbst beteiligt bist. Es besteht keine Einsicht in Feedback zwischen anderen Personen.