🚀 Kurzüberblick (TL;DR)
Mit dem CSV-Upload kannst du viele Benutzer:innen gleichzeitig anlegen oder aktualisieren.
Jede Zeile in der Datei steht für eine Person.
Pflichtfelder müssen ausgefüllt sein, sonst wird der Upload abgelehnt.
Nach dem Import siehst du sofort, wie viele Benutzer:innen neu erstellt oder aktualisiert wurden.
🛠️ Bevor du beginnst
Rechte: Nur Personen mit der Rolle Kunden Admin können CSV-Dateien hochladen.
Dateiformat: .csv
Trennzeichen: , (Komma). Falls deine Datei mit ; gespeichert ist, passe das beim Export oder Upload an.
Datumsformat: YYYY-MM-DD (z. B. 2024-09-10)
Mehrfachwerte: mit Pipe | trennen, z. B. Team1|Team2
Max. Dateigrösse: 32 MB (~150.000 Zeilen möglich)
⚠️ Stolpersteine:
Pflichtfelder leer → Upload wird abgelehnt.
Unterschiedliche Spaltenanzahl zwischen Header und Zeile → Fehlermeldung.
Falsches Datumsformat oder ungültige Werte (z. B. Telefonnummern mit Buchstaben) → Zeile ungültig.
📑 Schritt-für-Schritt-Anleitung
1. CSV herunterladen
Öffne das Menü Mitarbeitende im Admin-Bereich.
Klicke oben rechts auf CSV herunterladen.
Die Datei wird als .csv heruntergeladen (entweder als leere Vorlage oder mit aktuellen Daten).
2. CSV bearbeiten
Öffne die Datei in Excel, Google Sheets oder einem anderen Tabellenprogramm.
Fülle die Tabelle mit den gewünschten Daten.
Speichere die Datei unbedingt wieder als CSV (UTF-8, Komma-getrennt).
3. CSV hochladen
Gehe zurück ins Menü Mitarbeitende.
Klicke auf CSV-Datei hochladen.
Wähle deine vorbereitete Datei aus.
(Optional) Benutzer:innen aktivieren/deaktivieren
⚠️ Wichtig: Bevor du diese Option auswählst, lies unbedingt den Abschnitt
„Benutzer:innen aktivieren/deaktivieren“.
Falsche Nutzung kann dazu führen, dass viele Benutzer:innen unbeabsichtigt blockiert werden.
Klicke auf Weiter.
Prüfe die Vorschau:
✅ Grün = gültige Zeilen
❌ Rot = Fehler (Mauszeiger über Symbol zeigt Details)
Korrigiere ggf. deine Datei und lade sie neu hoch.
Klicke auf Importieren.
Nach Abschluss siehst du, wie viele Benutzer:innen erstellt oder aktualisiert wurden.
⚠️ Wichtiger Hinweis: „Benutzer:innen aktivieren/deaktivieren“
Wenn du die Option aktivierst, passiert Folgendes:
Alle Benutzer:innen in deiner CSV werden aktiv gesetzt → auch solche, die vorher blockiert waren.
Alle Benutzer:innen, die nicht in deiner CSV stehen, werden blockiert.
✅ Sinnvoll bei
kompletter, aktueller Benutzerliste
z. B. Export aller Mitarbeitenden → Daten anpassen → wieder hochladen
❌ Riskant bei
nur neuen Benutzer:innen
kleinen Änderungen (z. B. Telefonnummer ändern)
unvollständiger CSV-Datei
📌 Empfehlung:
Nutze die Option nur, wenn deine CSV wirklich alle aktiven Benutzer:innen enthält.
Für Teil-Updates → Option deaktiviert lassen.
🔒 Sonderregel: Kund:innen mit der Rolle Kunden Admin werden nie blockiert.
📋 Spalten-Referenz (Users)
Spalten | Beschreibung | Pflicht | Daten | Erlaubte Werte / Format | Beispiel(e) | Häufige Fehler |
E-Mail-Adresse (eindeutige Kennung) | Ja | max. 254 Zeichen, gültiges Format | Ungültiges Format, fehlt | |||
password | Passwort (nur beim Neuanlegen) | Nein | Text | frei | Sicher123! | – |
first_name | Vorname | Ja | Text | max. 100 Zeichen | Maria | Fehlt |
last_name | Nachname | Ja | Text | max. 100 Zeichen | Meier | Fehlt |
academic_title | Titel | Nein | Text | max. 255 Zeichen | Dr. | – |
personal_number | Interne ID | Nein | Text | max. 255 Zeichen | EMP12345 | – |
birthdate | Geburtsdatum | Nein | Datum | YYYY-MM-DD | 1980-12-20 | falsches Format |
gender | Geschlecht | Nein | Enum | Male, Female, Other | Female | ungültiger Wert |
position | Position | Nein | Text | max. 255 Zeichen | Projektmanagerin | – |
category | Kategorien | Nein | Mehrfach | ` | `-getrennt, muss existieren | `HR |
goal | Persönliches Ziel | Nein | Text | sehr lang möglich | Entwicklung zur Leitung | – |
mobile_ | Ländervorwahl (mit +) | Nein | Text | +xx | +41 | ungültiger Code |
mobile_ | Mobilnummer | Nein | Zahl | nur Ziffern | 791234567 | enthält Buchstaben |
business | Geschäftstelefon | Nein | Zahl | nur Ziffern | 321654987 | enthält Buchstaben |
language | Sprache | Nein | Enum | en, de, fr, it, es, pt-pt | de | nicht unterstützt |
sms_ | SMS-Benachrichtigung | Nein | Bool | Yes / No | No | Tippfehler |
start_date | Eintrittsdatum | Nein | Datum | YYYY-MM-DD | 2023-11-21 | falsches Format |
termination_date | Austrittsdatum | Nein | Datum | YYYY-MM-DD | 2025-04-24 | falsches Format |
roles | Rollen | Nein | Mehrfach | ` | `-getrennt | `HR admin |
teams | Teams | Nein | Mehrfach | ` | 1|2|3| oder nur eine Zahl | `team_1 |
💡 Tipp für Teil-Updates:
Wenn du nur bestimmte Informationen der Mitarbeitenden aktualisieren möchtest (z. B. Personalnummern oder Telefonnummern), empfehlen wir, alle Spalten zu entfernen, die du nicht verändern willst. Lässt du andere Spalten leer und lädst die Datei so hoch, werden bestehende Werte in diesen Feldern überschrieben und dadurch gelöscht.
Beispiel:
Du möchtest nur die Personalnummern aktualisieren und lässt die Spalte Langfristiges Entwicklungsziel leer. Wenn du die Datei so hochlädst, werden die bisherigen Entwicklungsziele in diesen Profilen entfernt.
➡️ Empfehlung: Behalte in der CSV nur die Spalten, die du wirklich aktualisieren möchtest.
❌ Typische Fehlermeldungen & Lösungen
„Email is required.“ → email fehlt oder ist leer.
„Birthdate is not in the right format.“ → Datum muss YYYY-MM-DD sein.
Falls du Schwierigkeiten mit der Datumsformatierung hast oder das Datum umformatieren möchtest, findest du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung im Helpcenter-Artikel
„Mobile phone can only contain numbers.“ → nur Ziffern erlaubt.
„Team with external id @id does not exist.“ → Team fehlt im System oder in der Datei.
„Unsupported delimiter.“ → mit , speichern statt ;.
📝 Beispiele
Minimal gültige CSV
email,first_name,last_name
[email protected],Anna,Muster
[email protected],Peter,Test
Vollständige CSV
email,password,first_name,last_name,academic_title,personal_number,birthdate,gender,position,category,goal,mobile_country_code,mobile_phone,business_phone,language,sms_enabled,start_date,termination_date,roles,teams
[email protected],Sicher123!,Anna,Muster,Dr.,EMP001,1985-05-12,Female,Projektmanagerin,HR|Finance,Karriereentwicklung,+41,791234567,321654987,de,Yes,2020-01-15,2024-12-31,HR admin|Surveys/user,team_1|team_2
✅ Checkliste vor dem Upload
Datei ist .csv im UTF-8 Format
Trennzeichen ist , (Komma)
Pflichtfelder ausgefüllt (email, first_name, last_name)
Datumswerte im Format YYYY-MM-DD
Mehrfachwerte mit | getrennt
Telefonnummern nur Zahlen, Vorwahl mit +
Spaltenanzahl in allen Zeilen gleich
Keine Tippfehler in Spaltennamen
Sprache und Rollen existieren im System
Datei kleiner als 32 MB
❓ FAQ
Was passiert, wenn ein:e Benutzer:in schon existiert?
→ Der Datensatz wird aktualisiert (E-Mail ist die eindeutige Kennung).
Kann ich Benutzer:innen deaktivieren?
→ Ja, mit der Option „Enable/Disable Users“. Fehlen Personen in der Datei, werden sie blockiert.
Muss ich Teams zuerst hochladen?
→ Empfehlung: Ja. So kannst du Nutzer:innen direkt Teams zuordnen.
Kann ich mehrere Rollen oder Teams eintragen?
→ Ja, mit | trennen, z. B. HR admin|Surveys/user.
Welche Sprachen sind erlaubt?
→ en, de, fr, it, es, pt.
Warum sehe ich rote Kreuze in der Vorschau?
→ Eine oder mehrere Zeilen enthalten Fehler (falsches Format, fehlende Pflichtfelder).
Wie gross darf die Datei sein?
→ Bis 32 MB (~150.000 Zeilen).
Kann ich Umlaute oder Sonderzeichen verwenden?
→ Ja, solange die Datei UTF-8 codiert ist.
🆘 Support
Halte für Supportanfragen bereit: Zeitpunkt des Uploads, verwendete CSV-Datei oder Beispielzeile, genaue Fehlermeldung, Browser + Version.