Dieser Artikel erklärt, was in flowit passiert, wenn ein Mitarbeitender austritt — manuell oder über eine Schnittstelle — sowie was bei einer dauerhaften Löschung eines Profils geschieht.
🔐 Dieser Artikel richtet sich an Customer Admins und HR Admins.
ℹ️ Hinweis: Temporäre Sperrung
In flowit besteht auch die Möglichkeit, einen Benutzer temporär zu sperren — zum Beispiel während eines Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaubs oder einer längeren Abwesenheit. Dies ist kein Austritt und hat andere Auswirkungen auf das System. Die temporäre Sperrung wird in diesem Artikel nicht behandelt.
🔍 Zwei Arten des Austritts
In flowit gibt es zwei Möglichkeiten einen Austritt zu verarbeiten:
Manueller Austritt
Das Austrittsdatum und der Austrittsgrund werden manuell im Profil des Mitarbeitenden im Admin-Bereich eingetragen. Der Benutzer wird sofort gesperrt, sobald das Austrittsdatum erreicht ist.
Austritt via Schnittstelle
Das Verhalten ist identisch mit dem manuellen Austritt — der einzige Unterschied ist, dass das Austrittsdatum und der Austrittsgrund automatisch über die Schnittstelle eingetragen werden.
Dauerhafte Löschung
Das Profil wird vollständig und unwiderruflich aus flowit entfernt. Das Verhalten aller Module entspricht dem eines manuellen Austritts — mit dem einzigen Unterschied, dass der Benutzer im Admin-Bereich unter Mitarbeitende nicht mehr auffindbar ist.
⚠️ Eine dauerhafte Löschung kann nicht rückgängig gemacht werden.
📋 Systemverhalten pro Modul beim Austritt
👤 Benutzerzugang
Austritt via Austrittsdatum (manuell oder Schnittstelle): Der Benutzer wird sofort gesperrt, sobald das Austrittsdatum eintrifft und kann sich nicht mehr einloggen. Er ist im Admin-Bereich unter Mitarbeitende -> Gesperrte weiterhin ersichtlich.
Dauerhafte Löschung: Der Benutzer wird sofort gelöscht und kann sich nicht mehr einloggen. Er ist im Admin-Bereich unter Mitarbeitende nicht mehr auffindbar — auch nicht unter den gesperrten Nutzern.
📝 Reviews
Reviews bleiben beim Austritt vollständig bestehen — sie werden weder automatisch archiviert noch entfernt. Laufende Reviews können vom Admin oder Teamlead manuell weiter verwaltet werden — einzelne Reviews können dabei archiviert oder gelöscht werden.
Ist der Reviewer ausgetreten?
Falls nicht der Mitarbeitende, sondern der Reviewer ausgetreten ist, kann das Review über die Funktion "Haupt-Reviewer austauschen" einem neuen Haupt-Reviewer zugeordnet werden — so kann der Review-Prozess ohne Unterbrechung weitergeführt werden.
⚠️ Ein Austausch ist nur möglich solange das Review im Status "Auszufüllen" ist.
💡 Wurde das Review über eine Gruppe erstellt und der Ausfüllzeitraum ist abgelaufen, empfiehlt sich die Funktion "Übersicht der Bereinigungskandidaten" im Gruppenmanager für eine effiziente Bereinigung.
📊 Evaluationen
Tritt der Mitarbeitende aus, verschwinden die Evaluationen aus der Ansicht der Teamleitung
Tritt der Teamlead aus, bleiben die Evaluationen bis zum Ende des laufenden Zyklus für die Teamleitung sichtbar
In beiden Fällen bleiben alle Evaluationen im Admin-Bereich weiterhin sichtbar
Evaluationen von Mitarbeitenden des ausgetretenen Team Leads bleiben bestehen und können weiterhin ausgefüllt werden
Entwicklungskarten werden für alle beteiligten Personen automatisch archiviert
💡 Die Archivierung der Entwicklungskarten beim Austritt ist das einzige Modul das beim Austritt automatisch bereinigt wird.
→ Artikel: Evaluationen konfigurieren & verwalten
🃏 Entwicklungskarten
Entwicklungskarten werden beim Austritt für alle beteiligten Personen automatisch archiviert. Eine Karte kann nicht in ein neues Evaluationspaar übernommen werden — sie muss beim neuen Paar neu gezogen werden.
→ Artikel: Entwicklungskarten: Überblick & Einsatz
💬 Feedback
Feedbacks bleiben nach einem Austritt bestehen, egal ob sie gesendet oder erhalten wurden:
Hatte die ausgetretene Person eine offene Feedback-Anfrage an eine andere Person gesendet, bleibt diese bestehen und kann von der empfangenden Person weiterhin beantwortet werden
Hat die ausgetretene Person eine Feedback-Anfrage erhalten, bleibt diese ebenfalls sichtbar
Offene Feedback-Anfragen an die ausgetretene Person können nach dem Austritt oder einer Löschung nicht mehr gelöscht oder zurückgezogen werden
🎯 OKRs
OKRs bleiben beim Austritt vollständig bestehen — sie werden nicht automatisch archiviert oder entfernt. Ziele deren Besitzer/in das Team verlassen hat, gelten in flowit als verwaiste Ziele und werden automatisch erkannt und sichtbar gemacht.
Was passiert mit verwaisten Zielen?
Die austretende Person sieht ihre Ziele weiterhin — bis ein Admin oder Teamlead sie neu zuweist oder archiviert
Teamleads und Admins sehen ein Hinweisbanner auf der Ziele & OKRs-Seite mit allen betroffenen Teams
Verwaiste Ziele sind in der Teamübersicht über die Spalte "Besitzer:innen-Status" mit dem Hinweis "Nicht im Team" erkennbar
Was muss der Admin oder Teamlead tun?
Pro verwaistes Ziel gibt es zwei Möglichkeiten:
Neu zuweisen — Klicke auf das Bearbeitungssymbol beim Ziel und wähle eine neue verantwortliche Person
Archivieren — Falls das Ziel nicht weitergeführt werden soll. Es bleibt über das Archiv einsehbar
💡 Nichts geht automatisch verloren — flowit stellt sicher dass verwaiste Ziele sichtbar bleiben bis bewusst entschieden wird wie es mit ihnen weitergeht.
📊 Zusammenfassung auf einen Blick
Funktion | Austritt via Austrittsdatum (manuell oder Schnittstelle) | Dauerhafte Löschung |
Benutzerzugang | Sofort gesperrt, unter Gesperrte noch sichtbar | Sofort gelöscht, im Adminbereich unter Mitarbeitende nicht mehr auffindbar |
Reviews | Bleiben bestehen | Bleiben bestehen |
Evaluationen | Tritt MA aus: verschwinden aus Teamlead-Ansicht. Tritt TL aus: sichtbar bis Ende Zyklus. Immer im Admin sichtbar. | Gleiches Verhalten |
Entwicklungskarten | Automatisch archiviert | Automatisch archiviert |
OKRs | Bleiben bestehen | Bleiben bestehen |
Feedbacks | Bleiben bestehen | Bleiben bestehen |
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