Die Evaluationsfunktionen in flowit helfen dir dabei, Feedbackzyklen effektiv zu steuern — teamweit oder individuell. Dieser Artikel erklärt die Konfiguration, die Verwaltung von Evaluationspaaren und was bei der Auflösung oder Bereinigung zu beachten ist.
🔐 Dieser Artikel richtet sich an Customer Admins und HR Admins.
⚙️ Allgemeine Evaluations-Einstellungen
Als Admin legst du unter Adminbereich → Einstellungen → Reiter „Evaluationen" die Grundregeln für alle Evaluationszyklen fest.
Diese Einstellungen bestimmen:
Wie oft Evaluationen stattfinden 🗓
Wann Erinnerungen versendet werden 🔔
Wie viele Karten pro Mitarbeitende wählbar sind 🃏
🗓 Evaluationsperiode
Legt fest, in welchem Rhythmus Kompetenzkarten evaluiert werden. Ideal für einen gleichmässigen Ablauf — zum Beispiel alle 8 Wochen (verlängert sich automatisch). Sorgt für Regelmässigkeit und Planbarkeit.
💡 Auf Teamebene kannst du die Periode individuell im jeweiligen Team über das Zahnrad-Symbol anpassen.
🔔 Erinnerungen an offene Evaluationen
Sendet automatische Erinnerungen bei noch nicht abgeschlossenen Evaluationen. Immer empfehlenswert — steigert die Rücklaufquote und verhindert Lücken im Feedback.
➕ Zusatzevaluationen
Ermöglicht zusätzliche Evaluationen in selbst gewählten Intervallen — zum Beispiel jede dritte Periode. Nützlich wenn spezifischere oder tiefere Rückmeldungen benötigt werden.
🃏 Karteneinstellungen
Legt fest, wie viele Karten maximal gewählt werden dürfen. Je nach gewünschtem Fokus — üblich sind 2–4 Karten. Steuert gezielt die Entwicklungsbreite und -tiefe.
🗣️ Anonyme Pulsfragen
Zeigt anonyme Fragen zur Stimmung im Team innerhalb der Evaluationen an. Fördert ehrliches Feedback und macht Muster sichtbar.
🛠 Diese Funktion kann nur von einem flowit Administrator aktiviert werden. Bitte wende dich an deinen flowit Ansprechpartner.
🚫 Evaluationspaar manuell deaktivieren & bereinigen
Evaluationspaare findest und verwaltest du auf zwei Wegen:
Direkt auf der Evaluationspaar-Seite über den Admin-Bereich
In der Evaluationspaar-Liste eines Teams über das jeweilige Team im Admin-Bereich
Wenn du ein Evaluationspaar manuell deaktivierst, erscheint eine Meldung mit der Option, alle zugehörigen aktiven Evaluationen auf einen Schlag zu skippen oder zu löschen. Diese Option erscheint ausschliesslich bei dieser Aktion.
Wenn alte Evaluationen bereinigt werden sollen, muss zwingend folgende Reihenfolge eingehalten werden:
Schritt 1 — Evaluationspaar auflösen Zuerst das Evaluationspaar auflösen — entweder direkt auf der Evaluationspaar-Seite im Admin-Bereich oder in der Evaluationspaar-Liste des Teams. Dabei erscheint die Option, alle zugehörigen aktiven Evaluationen zu löschen oder zu skippen.
Schritt 2 — Mitarbeitenden aus dem Team entfernen Erst danach den Mitarbeitenden aus der Teamliste entfernen.
⚠️ Wichtig: Wird der Mitarbeitende direkt aus der Teamliste entfernt ohne vorher das Evaluationspaar aufzulösen, wird das Evaluationspaar lediglich archiviert — die Evaluationen (vergangene wie aktive) bleiben bestehen und die Löschoption erscheint nicht mehr.
👤 Was passiert wenn ein Mitarbeitender oder Vorgesetzter das Team verlässt?
Verlässt eine Person das Team — manuell, via CSV oder über eine Schnittstelle — passiert folgendes automatisch:
Das Evaluationspaar wird gelöscht
Aktive Karten für dieses Evaluationspaar werden archiviert
Bestehende, aktive Evaluationen bleiben aktiv
Noch aktive, aber abgelaufene Evaluationen können je nach administrativem Bereinigungsvorgang noch vorhanden sein oder bereits gelöscht worden sein. Dies hängt davon ab, wie der Admin das Evaluationspaar aufgelöst hat — bei einer manuellen Deaktivierung direkt auf der Evaluationspaar-Seite besteht die Option, bestehende Evaluationen zu löschen. Bei einem Teamaustritt über die Teamliste erscheint diese Option nicht.
🃏 Karten & Evaluationserstellung
Eine Evaluation wird automatisch erstellt, wenn:
Am Starttag der Periode eine aktive Karte für das Evaluationspaar vorhanden ist, oder
Während der laufenden Periode eine Karte gezogen wird — auch noch am letzten Tag der Periode
Wichtig zu wissen:
Karten sind immer an das Evaluationspaar gebunden
Wird das Paar aufgelöst, wird die Karte archiviert
Eine Karte kann nicht in ein neues Paar übernommen werden — sie muss beim neuen Paar neu gezogen werden
Bildet sich ein neues Evaluationspaar mit noch offener Periode, wird durch das Kartenziehen sofort eine neue Evaluation für die laufende Periode erstellt — unabhängig davon, wie spät in der Periode das geschieht