Die automatische Review-Erstellung sorgt dafür, dass neue Mitarbeitende beim Eintritt in ein Team automatisch in laufende oder geplante Review-Zyklen aufgenommen werden — ohne dass ein Admin manuell eingreifen muss.
🔐 Dieser Artikel richtet sich an Customer Admins und HR Admins.
⚠️ Wichtig: Die automatische Review-Erstellung und die Review-Automatisierungen (Onboarding, Offboarding usw.) sind zwei völlig unabhängige Funktionen, die oft verwechselt werden. Dieser Artikel beschreibt ausschliesslich die automatische Review-Erstellung.
🔍 Was ist die automatische Review-Erstellung?
Die automatische Review-Erstellung überwacht Strukturänderungen in der Organisation — zum Beispiel wenn eine neue Person einem Team beitritt. Ist die Funktion aktiviert, prüft flowit automatisch ob für dieses Team ein aktiver oder geplanter Review-Zyklus vorhanden ist. Falls ja, wird für die neue Person und den zuständigen Teamlead automatisch ein Review innerhalb des bestehenden Zyklus erstellt.
Es wird kein neuer Review-Zyklus erstellt — die neue Person wird lediglich in den bestehenden Zyklus integriert.
⚙️ Wie wird die Funktion aktiviert?
Die automatische Review-Erstellung ist eine globale Einstellung und gilt für alle aktiven Review-Zyklen der Organisation.
Voraussetzung: Damit die automatische Review-Erstellung funktioniert, muss mindestens eine aktive Review-Gruppe in flowit vorhanden sein. Ohne eine laufende oder geplante Review-Gruppe hat die Einstellung keine Wirkung — es gibt keinen bestehenden Zyklus, in den neue Personen integriert werden könnten.
Wo findest du die Einstellung? Admin > Einstellungen > Reviews > "Automatische Erstellung von Reviews global aktivieren"
Wichtig — die Einstellung gilt für alle aktiven Review-Gruppen: Sobald die Einstellung aktiviert ist, gilt sie automatisch für alle aktiven Review-Gruppen der Organisation — nicht nur für eine einzelne. Hat eine Organisation zum Beispiel gleichzeitig eine aktive Gruppe für Mitarbeiterjahresgespräche, eine für Probezeitgespräche und eine für Austrittsgespräche, werden neue Mitarbeitende beim Teameintritt automatisch in alle drei Gruppen integriert — sofern das jeweilige Team Teil des Zyklus ist. Die Einstellung kann nicht pro Review-Gruppe separat gesteuert werden.
✅ Was deckt die automatische Review-Erstellung ab?
Die Funktion greift in folgenden Situationen:
Bestehende teambasierte Gruppen-Reviews die aktiv oder geplant sind
Andere gruppierte Review-Zyklen die mit dem Team verknüpft sind
Unternehmensweite Review-Zyklen, wenn das Team Teil des Zyklus ist
Der neu erstellte Review übernimmt automatisch:
Den gleichen Zeitplan wie der bestehende Zyklus
Die gleiche Vorlage (Template)
Den gleichen Team-Kontext
Den aktuellen Teamlead als Reviewer — bei mehreren Teamleads wird einer als Haupt-Reviewer zugewiesen, die anderen können als zusätzliche Reviewer hinzugefügt werden
❌ Was deckt die automatische Review-Erstellung nicht ab?
Die Funktion greift nicht in folgenden Situationen:
Einzelne, manuelle Reviews (keine Gruppen-Reviews)
Wenn die automatische Erstellung deaktiviert ist
Wenn ein Teamlead einem Team als Teamlead beitritt — nur Mitarbeitende werden automatisch aufgenommen
Wenn jemandem lediglich die Review-User-Berechtigung in einem Team erteilt wird
Wenn neue Teams erstellt werden
Bei alten oder inaktiven Review-Zyklen
Wenn das Team keinen aktiven Teamlead hat dem der Review zugewiesen werden könnte
🛡️ Duplikatschutz
flowit verfügt über einen integrierten Duplikatschutz: Wenn für eine Person bereits ein passender Review im betreffenden Zyklus vorhanden ist, wird kein zweiter Review erstellt.
📋 Unterschied zur Review-Automatisierung
Diese beiden Funktionen werden häufig verwechselt — hier der direkte Vergleich:
| Automatische Review-Erstellung | Review-Automatisierungen |
Was macht sie? | Fügt neue Personen in bestehende Review-Zyklen ein | Erstellt Reviews nach definierten Regeln (z.B. Onboarding, Offboarding) |
Auslöser | Strukturänderung (Person tritt Team bei) | Zeitplan oder definiertes Ereignis |
Steuerung | Globale Ein/Aus-Einstellung | Pro Automatisierung konfigurierbar |
Erstellt neuen Zyklus? | Nein — integriert in bestehenden Zyklus | Ja — erstellt eigenständige Reviews |
→ Artikel: Review-Automatisierungen in flowit