Mit Review-Automatisierungen stellst du sicher, dass Feedbackgespräche wie Onboardings, Probezeit-Reviews oder Offboarding-Gespräche immer zur richtigen Zeit stattfinden – ohne dass du sie manuell anlegen musst. Dieser Artikel erklärt dir im Detail, welche Funktionen es gibt, wie du sie einrichtest und warum sie sinnvoll sind.
🎯 Warum Review-Automatisierungen nutzen?
Zeitersparnis für Admins und Führungskräfte
Einmal definiert, erstellt das System die Reviews automatisch. Das reduziert den manuellen Verwaltungsaufwand erheblich.
Konsistenz & Fairness
Alle Mitarbeitenden durchlaufen vergleichbare Prozesse, egal in welchem Team sie arbeiten. Das sorgt für Transparenz und Fairness.
Flexibilität & Zielgruppensteuerung
Regeln können auf spezifische Gruppen zugeschnitten werden – z. B. nur für Azubis, nur für bestimmte Standorte oder nur für Mitarbeitende in der Probezeit.
Planungssicherheit
Über die Übersicht siehst du, welche Reviews in Zukunft erstellt werden. Das erleichtert die Ressourcenplanung für HR und Führungskräfte.
🔧 Zugriff auf den Automatisierungsmanager
Du findest den Automatisierungsmanager im Bereich Reviews in der Tab-Leiste.
Hier hast du Zugriff auf:
Alle bestehenden Automatisierungen inkl. Statusanzeige (aktiv/inaktiv)
Die Option, neue Automatisierungen anzulegen
Bearbeitungs- und Verwaltungsfunktionen
👉 Tipp: Automatisierungen werden organisationsweit sichtbar, können aber zielgerichtet nur für bestimmte Bereiche aktiviert werden.
📋 Einrichtung einer Automatisierung
Die Einrichtung erfolgt Schritt für Schritt.
1. Name, Vorlage & Zielgruppe
Vergib einen eindeutigen Namen (z. B. „Onboarding – Standort Berlin“).
Wähle eine bestehende Review-Vorlage (z. B. Onboarding-Leitfaden, Feedbackbogen).
Lege die Zielgruppe fest:
Teams (z. B. Vertrieb, Produktion)
Merkmale wie Amtszeit, Alter, Geschlecht
Unternehmensspezifische Profilfelder (z. B. Standort, Abteilung, Vertragsart)
Damit kannst du sehr granular steuern, wer welche Automatisierung erhält.
2. Gültigkeitszeitraum
Definiere, wie lange die Automatisierung aktiv ist.
Empfohlen ist ein Jahr, da sich Prozesse und Vorlagen oft ändern.
Innerhalb dieses Zeitraums reagiert die Automatisierung auf die definierten Auslöser.
👉 Beispiel: Eine Probezeitregel kann auf sechs Monate festgelegt werden, eine Onboarding-Regel auf ein Jahr.
3. Auslöser (Trigger)
Zurzeit gibt es drei Ereignisse, die Reviews automatisch starten können:
Startdatum (Onboarding)
Ende der Probezeit (Probezeitgespräche)
Austrittsdatum (Offboarding)
👉 Tipp: Du kannst mehrere Automatisierungen parallel laufen lassen. So erhält ein neuer Mitarbeitender automatisch ein Onboarding-Review nach Eintritt und ein Probezeit-Review nach 6 Monaten.
4. Zeithorizont für Reviews
Definiere, wie weit vor oder nach dem Ereignis das Review gestartet und abgeschlossen wird.
Beispiel Onboarding-Automatisierung:
+2 Wochen nach Eintritt: Start des Ausfüllzeitraums
+3 Wochen nach Eintritt: Ende des Ausfüllzeitraums
+4 Wochen nach Eintritt: Abschlussphase endet
Das bedeutet:
Die Teilnehmenden haben eine Woche zum Ausfüllen.
Danach noch eine Woche, um das Gespräch zu führen und das Review abzuschliessen.
👉 Tipp: Plane genügend Zeitpuffer ein, um Terminverschiebungen abzufangen.
5. Benachrichtigungen
Du kannst automatische Erinnerungen an Teilnehmende verschicken (z. B. per In-App, E-Mail oder Beekeeper).
Stelle sicher, dass Führungskräfte rechtzeitig informiert werden, damit sie Gespräche terminieren können.
📊 Verwaltung von Automatisierungen
Übersicht
In der Liste siehst du alle Regeln mit Status (aktiv/inaktiv).
Aktiv = Das aktuelle Datum liegt innerhalb des definierten Zeitraums.
Bevorstehende Reviews anzeigen
Über das Optionsmenü kannst du geplante Reviews einsehen.
Hinweis: Die Anzeige aktualisiert sich bis zu 1 Stunde nach Erstellung.
Bearbeiten bestehender Automatisierungen
Änderungen wirken sich nur auf Reviews aus, die noch nicht gestartet sind.
Bereits laufende Reviews bleiben unverändert.
Deaktivieren
Eine Automatisierung kann jederzeit durch Anpassen des Gültigkeitszeitraums gestoppt werden.
⚠️ Wichtig: Daten rechtzeitig erfassen
Automatisierungen greifen nicht rückwirkend — sie prüfen die Daten zum Zeitpunkt des Auslösers. Das bedeutet: Alle relevanten Angaben müssen vor oder spätestens am definierten Auslösedatum (z.B. Startdatum, Ende der Probezeit oder Austrittsdatum) vollständig im System hinterlegt sein.
Beispiel Startdatum:
Ein Automatismus soll 3 Wochen nach Startdatum ein Probezeit-Review auslösen. Die Mitarbeitende tritt am 1. September ein — das Review soll am 22. September starten. Wird das Startdatum erst am 2. September eingetragen, greift der Automatismus nicht mehr und das Review wird nicht automatisch erstellt.
Beispiel Attribute:
Derselbe Automatismus gilt nur für eine bestimmte Berufsgruppe. Das Startdatum wurde korrekt vor dem 1. September eingetragen — aber das entsprechende Attribut (z.B. Berufsgruppe) wird erst am 2. September erfasst. Auch in diesem Fall greift der Automatismus nicht mehr.
Empfehlung:
Alle Angaben — Startdatum, Austrittsdatum, Attribute und Profilfelder — sollten direkt beim Erfassen des Mitarbeitenden vollständig eingetragen werden. Falls trotzdem einmal eine Angabe vergessen wurde und der Automatismus nicht greift, empfehlen wir das Review manuell aufzusetzen.
ℹ️ Weitere Hinweise
Datenabhängigkeit: Automatisierungen funktionieren nur, wenn die notwendigen Daten (Eintritts- oder Austrittsdatum etc.) im System hinterlegt sind.
Überschneidungen möglich: Mehrere Regeln können sich überlagern (z. B. Probezeit- und Offboarding-Review).
Sensibilität beim Austrittsdatum: Wenn dieses zu früh eingetragen wird, kann ein Mitarbeitender durch die automatische Erstellung eines Offboarding-Reviews von seinem Austritt erfahren.