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đŸ› ïž Review-Automatisierungen in flowit

Vor ĂŒber 6 Monaten aktualisiert

Mit Review-Automatisierungen stellst du sicher, dass FeedbackgesprĂ€che wie Onboardings, Probezeit-Reviews oder Offboarding-GesprĂ€che immer zur richtigen Zeit stattfinden – ohne dass du sie manuell anlegen musst. Dieser Artikel erklĂ€rt dir im Detail, welche Funktionen es gibt, wie du sie einrichtest und warum sie sinnvoll sind.

🎯 Warum Review-Automatisierungen nutzen?

  • Zeitersparnis fĂŒr Admins und FĂŒhrungskrĂ€fte
    ​     Einmal definiert, erstellt das System die Reviews automatisch. Das reduziert den manuellen Verwaltungsaufwand erheblich.
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  • Konsistenz & Fairness
    ​     Alle Mitarbeitenden durchlaufen vergleichbare Prozesse, egal in welchem Team sie arbeiten. Das sorgt fĂŒr Transparenz und Fairness.
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  • FlexibilitĂ€t & Zielgruppensteuerung
    ​     Regeln können auf spezifische Gruppen zugeschnitten werden – z. B. nur fĂŒr Azubis, nur fĂŒr bestimmte Standorte oder nur fĂŒr Mitarbeitende in der Probezeit.
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  • Planungssicherheit
    ​     Über die Übersicht siehst du, welche Reviews in Zukunft erstellt werden. Das erleichtert die Ressourcenplanung fĂŒr HR und FĂŒhrungskrĂ€fte.
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🔧 Zugriff auf den Automatisierungsmanager

  • Du findest den Automatisierungsmanager im Bereich Reviews in der Tab-Leiste.

  • Hier hast du Zugriff auf:
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    • Alle bestehenden Automatisierungen inkl. Statusanzeige (aktiv/inaktiv)
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    • Die Option, neue Automatisierungen anzulegen
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    • Bearbeitungs- und Verwaltungsfunktionen
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👉 Tipp: Automatisierungen werden organisationsweit sichtbar, können aber zielgerichtet nur fĂŒr bestimmte Bereiche aktiviert werden.

📋 Einrichtung einer Automatisierung

Die Einrichtung erfolgt Schritt fĂŒr Schritt.

1. Name, Vorlage & Zielgruppe

  • Vergib einen eindeutigen Namen (z. B. „Onboarding – Standort Berlin“).
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  • WĂ€hle eine bestehende Review-Vorlage (z. B. Onboarding-Leitfaden, Feedbackbogen).
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  • Lege die Zielgruppe fest:
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    • Teams (z. B. Vertrieb, Produktion)
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    • Merkmale wie Amtszeit, Alter, Geschlecht
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    • Unternehmensspezifische Profilfelder (z. B. Standort, Abteilung, Vertragsart)

Damit kannst du sehr granular steuern, wer welche Automatisierung erhÀlt.

2. GĂŒltigkeitszeitraum

  • Definiere, wie lange die Automatisierung aktiv ist.
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  • Empfohlen ist ein Jahr, da sich Prozesse und Vorlagen oft Ă€ndern.
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  • Innerhalb dieses Zeitraums reagiert die Automatisierung auf die definierten Auslöser.
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👉 Beispiel: Eine Probezeitregel kann auf sechs Monate festgelegt werden, eine Onboarding-Regel auf ein Jahr.

3. Auslöser (Trigger)

Zurzeit gibt es drei Ereignisse, die Reviews automatisch starten können:

  • Startdatum (Onboarding)
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  • Ende der Probezeit (ProbezeitgesprĂ€che)
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  • Austrittsdatum (Offboarding)

👉 Tipp: Du kannst mehrere Automatisierungen parallel laufen lassen. So erhĂ€lt ein neuer Mitarbeitender automatisch ein Onboarding-Review nach Eintritt und ein Probezeit-Review nach 6 Monaten.

4. Zeithorizont fĂŒr Reviews

Definiere, wie weit vor oder nach dem Ereignis das Review gestartet und abgeschlossen wird.

Beispiel Onboarding-Automatisierung:

  • +2 Wochen nach Eintritt: Start des AusfĂŒllzeitraums
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  • +3 Wochen nach Eintritt: Ende des AusfĂŒllzeitraums
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  • +4 Wochen nach Eintritt: Abschlussphase endet

Das bedeutet:

  • Die Teilnehmenden haben eine Woche zum AusfĂŒllen.
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  • Danach noch eine Woche, um das GesprĂ€ch zu fĂŒhren und das Review abzuschliessen.
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👉 Tipp: Plane genĂŒgend Zeitpuffer ein, um Terminverschiebungen abzufangen.

5. Benachrichtigungen

  • Du kannst automatische Erinnerungen an Teilnehmende verschicken (z. B. per In-App, E-Mail oder Beekeeper).
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  • Stelle sicher, dass FĂŒhrungskrĂ€fte rechtzeitig informiert werden, damit sie GesprĂ€che terminieren können.
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📊 Verwaltung von Automatisierungen

  • Übersicht
    ​     In der Liste siehst du alle Regeln mit Status (aktiv/inaktiv).
    Aktiv = Das aktuelle Datum liegt innerhalb des definierten Zeitraums.
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  • Bevorstehende Reviews anzeigen
    ​     Über das OptionsmenĂŒ kannst du geplante Reviews einsehen.
    Hinweis: Die Anzeige aktualisiert sich bis zu 1 Stunde nach Erstellung.
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  • Bearbeiten bestehender Automatisierungen
    ​     Änderungen wirken sich nur auf Reviews aus, die noch nicht gestartet sind.
    Bereits laufende Reviews bleiben unverÀndert.
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  • Deaktivieren
    ​     Eine Automatisierung kann jederzeit durch Anpassen des GĂŒltigkeitszeitraums gestoppt werden.

â„č Weitere Hinweise

  • DatenabhĂ€ngigkeit: Automatisierungen funktionieren nur, wenn die notwendigen Daten (Eintritts- oder Austrittsdatum etc.) im System hinterlegt sind.
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  • Überschneidungen möglich: Mehrere Regeln können sich ĂŒberlagern (z. B. Probezeit- und Offboarding-Review).
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  • SensibilitĂ€t beim Austrittsdatum: Wenn dieses zu frĂŒh eingetragen wird, kann ein Mitarbeitender durch die automatische Erstellung eines Offboarding-Reviews von seinem Austritt erfahren.
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