🔗 Externe Teilnehmer einladen

In diesem Artikel wird erklärt, wie nicht registrierte Personen an einer flowit-Umfrage teilnehmen können und was dies für die Auswertung bedeutet.

🔍 Was sind externe Teilnehmer?

Externe Teilnehmer sind Personen, die nicht in flowit registriert sind und trotzdem an einer Umfrage teilnehmen können. Dies ermöglicht es, Feedback auch von Personen ausserhalb der eigenen Organisation einzuholen – zum Beispiel von Kunden, Partnern oder anderen externen Stakeholdern.

✅ Voraussetzung: Funktion freischalten

Die Möglichkeit, externe Teilnehmer einzuladen, muss zuerst auf der flowit-Instanz aktiviert sein. Ob dies der Fall ist, sieht man beim Erstellen einer Umfrage: Nach der Team-Auswahl erscheint die Option Erlaube Personen ohne flowit-Konto, an der Umfrage teilzunehmen. Falls diese Option nicht sichtbar ist, muss das flowit Support-Team oder der Customer Success Manager kontaktiert werden, um die Funktion aufzuschalten.

🛠️ Einrichten

Schritt 1

In der Menüleiste auf Umfragen klicken.

Schritt 2

unter „Alle Umfragen” auf die Schaltfläche „Neue Umfrage” klicken, dann öffnet sich die Seite zur Erstellung von Umfragen.

Schritt 3

Ein Team auswählen.

Beachte: Ein Team muss immer ausgewählt werden – auch wenn die Umfrage ausschliesslich an externe Personen gerichtet ist. Je nach Szenario gilt folgendes:

Nur externe Teilnehmer: Ein dediziertes Team anlegen (z.B. "Externe Umfragen") mit mindestens einer Person darin, idealerweise mit Admin-Rolle. Dieses Team kann bei allen künftigen externen Umfragen wiederverwendet werden.
Nur interne Teilnehmer: Das entsprechende interne Team auswählen. Das Kästchen Externe Teilnehmer bleibt deaktiviert.
Gemischt (intern + extern): Das interne Team auswählen, an das die Umfrage versendet wird, und zusätzlich das Kästchen Externe Teilnehmer aktivieren.

Schritt 4

Das Kästchen Erlaube Personen ohne flowit-Konto, an der Umfrage teilzunehmen anwählen.

Sobald das Kästchen aktiviert ist, erscheint darunter der Bereich Einleitung Seite. Wenn nicht registrierte Personen die Umfrage aufrufen, werden sie vor Beginn auf diese Einführungsseite weitergeleitet. Mit den Feldern Kopfzeile und Untertitel kann der Text dieser Seite individuell angepasst werden.

Schritt 5

Die restlichen Einstellungen wie gewohnt festlegen (Titel, Start- und Enddatum, Anonymität) und auf Als Entwurf speichern & bearbeiten klicken.

📤 Einladungslink teilen

Der Einladungslink für externe Teilnehmer wird erst generiert, sobald die Umfrage live ist. Um den Link zu finden:

Schritt 1

In der Menüleiste auf Umfragen klicken.

Schritt 2

Den Reiter Alle Umfragen öffnen und auf Aktiv klicken.

Schritt 3

Die entsprechende Umfrage suchen und auf die Schaltfläche Teilen klicken, um den Link zu kopieren.

Den kopierten Link an die externen Teilnehmer versenden – per E-Mail, Chat oder einem anderen Kanal.

📊 Auswirkungen auf die Auswertung

Externe Teilnehmer nehmen anonym teil. Ihre Antworten fliessen vollständig in die Gesamtauswertung (Total) ein. Folgendes ist dabei zu beachten:

In den Umfrage-Insights wird angezeigt, wie viele externe Personen vollständig und wie viele nur teilweise teilgenommen haben.
Eine Filterung der Ergebnisse ausschliesslich nach externen Teilnehmern ist nicht möglich.
Da externe Antworten direkt in das Total einfliessen, sollte beim Interpretieren der Ergebnisse berücksichtigt werden, dass die Gruppe der Teilnehmenden nicht ausschliesslich aus internen Mitarbeitenden besteht.