📁 Überblick: Was ist die eDossier-Synchronisation?
Die eDossier-Synchronisation in flowit automatisiert den Export abgeschlossener Mitarbeitendengespräche auf Ihren FTP oder FTPs-Server. Dadurch können Dokumente direkt und ohne manuellen Aufwand in Ihr DMS- oder eDossier-System überführt werden.
🔄 Wann und wie funktioniert das?
✅ Was wird exportiert:
Nur als abgeschlossen markierte Reviews.
Jeder Export enthält:
Eine XML-Datei mit Metadaten.
Das Gesprächs-PDF im Base64-Format.
Beispiel-XML:
xml
KopierenBearbeiten
<file>
<file_category>Review name</file_category>
<filename>review_name.xml</filename>
<participants>
<participant><type>REVIEWER</type><id>...</id></participant>
<participant><type>EMPLOYEE</type><id>...</id></participant>
</participants>
<export_date>01.01.2025</export_date>
<FileContentB64>...</FileContentB64>
</file>
🚫 Was wird nicht exportiert:
Abgelaufene, aber nicht abgeschlossene Reviews.
Nachträglich hinzugefügte Kommentare oder Nachträge.
🧰 Einrichtung
Gehen Sie zu: Admin → Einstellungen → PDF-Exporte
Tragen Sie folgende Felder ein:
Feld | Beschreibung |
Review ID | Optional für Testzwecke |
Dienst aktiviert | ✅ Aktiviert den Exportdienst |
Host | Hostname Ihres FTP-Servers (z. B. ftp.example.com) |
Port | Üblicherweise 21 (FTP) |
SSL | Aktivieren, wenn eine sichere Verbindung nötig ist |
FTP-Ordner | Relativer Pfad für den Upload auf dem Server |
Benutzername | FTP-Login-Name |
Passwort | Wird sicher gespeichert und nur für Übertragungen genutzt |
💡 Tipp: Stellen Sie sicher, dass Ihr Server erreichbar ist und die Zugangsdaten korrekt sind. Wenden Sie sich an Ihre flowit-Ansprechperson, falls eine IP-Freigabe erforderlich ist.
⚙️ Synchronisationsoptionen
Automatischer Export: Erfolgt sofort nach Abschluss des Reviews.
Manueller Export (nur für Admins): Einmaliger Export aller bereits abgeschlossenen Gespräche.
🖼 Prozessübersicht
csharp
KopierenBearbeiten
[flowit Plattform]
|
| Review abgeschlossen
v
[PDF + XML Export erzeugt]
|
| Sicher hochgeladen
v
[Kunden-FTP-Server]
|
| Weiterverarbeitung durch IT-Systeme
v
[DMS / eDossier des Kunden]
✅ Vorteile auf einen Blick
Automatisiertes Archivieren von Gesprächsdokumenten
Integriert sich problemlos in Ihre bestehenden Systeme
Kein manueller Aufwand
Sichere und nachvollziehbare Übertragung