In flowit können Administratoren zahlreiche Einstellungen anpassen, um die Plattform an die Bedürfnisse ihres Unternehmens anzupassen. Dieser Artikel gibt einen Überblick über die wichtigsten Funktionen, ihren Einsatz und ihren Nutzen.
🛠️ Zugriff auf die Einstellungen
Gehe im Menü auf Admin, dann auf Einstellungen. Ein Häkchen zeigt an, dass die Funktion aktiv ist.
⚙️ Allgemeine Einstellungen
Hier befinden wir uns im Admin-Bereich unter den allgemeinen Einstellungen.
Ihr habt verschiedene Schaltflächen und Untersektionen, die ihr aktivieren oder deaktivieren könnt.
🔧 Systemeinstellungen
Diese drei Funktionen können an- oder abgewählt werden:
Automatische Passwort-Reset-E-Mail
Neue Benutzer erhalten automatisch eine E-Mail zum Zurücksetzen des Passworts, sobald sie erstellt wurden.
Akademische Titel anzeigen
Zeigt akademische Titel in Mitarbeiterprofilen an.
Langfristige Entwicklungsziele sichtbar machen
Aktiv: Ziele im Profil sind für alle Mitarbeitenden sichtbar
Deaktiviert: Ziele nur für den Mitarbeitenden und den Vorgesetzten sichtbar
📊 Umfrageeinstellungen (Surveys)
Zwei zentrale Funktionen:
Zugriff auf Umfrageergebnisse für Teamleiter (KI-Dashboard)
Teamleiter sehen nur ihren Bereich (eigenes Team + Unterbereiche).
Vergleich mit übergeordneten Teams erlauben
Teamleiter können ihre Team-Ergebnisse mit höheren Organisationsebenen vergleichen.
🧩 Karteneinstellungen
Ihr könnt vier Funktionen ein- oder ausschalten:
Aktivierung von Karten bei Feedbacks
Deaktivierung der Skalierung bei Kartenfeedback
Genehmigungsprozess zur Bearbeitung individueller Ziele deaktivieren
Genehmigungsprozess für Kartenwechsel deaktivieren
📝 Benutzerdefinierte Profilfelder
Mit benutzerdefinierten Profilfeldern könnt ihr zusätzliche Informationen erfassen, die speziell für euer Unternehmen relevant sind – z. B. Bürotag, Dienstjahre oder Zertifizierungen. Diese Felder helfen nicht nur bei der besseren Strukturierung von Mitarbeiterdaten, sondern verbessern auch die Genauigkeit von KI-Analysen, da zusätzliche Kontextdaten bereitgestellt werden.
🔧 Definition benutzerdefinierter Felder
Beim Anlegen neuer Felder stehen Administratoren folgende Attribute zur Verfügung:
Titel
Muss eindeutig sein
Darf nicht leer sein
Unterstützt mehrsprachige Eingaben
Pflichtfeld
Wird im Benutzerprofil als Label angezeigt
Feldtyp
Auswahl zwischen:
Textfeld (für Zeichenketten)
Datum (für datumsbezogene Angaben)
Standardwert: Textfeld
Pflichtfeld
Steuert die Formatierung der Eingaben im Profil
Technischer Name
Eindeutige Bezeichnung zur Nutzung in:
API-Integrationen
Backend-Prozessen
Bleibt unverändert, selbst wenn der Titel später angepasst wird
Gewährleistet Konsistenz und verhindert Konflikte
👤 Verwendung in Benutzerprofilen
Nach der Erstellung können die Felder:
zu einzelnen Benutzerprofilen hinzugefügt werden
im Profilbereich „Benutzerdefinierte Felder“ angezeigt werden
mit passenden Werten befüllt werden (abhängig vom Feldtyp)
Die eingegebenen Daten werden automatisch gemäss ihrem definierten Typ (Text oder Datum) formatiert und sauber dargestellt.
🔗 API-Unterstützung
Die flowit API unterstützt das:
Abrufen benutzerdefinierter Felder
Aktualisieren benutzerdefinierter Felder
Damit lassen sich externe Systeme nahtlos anbinden und benutzerdefinierte Attribute automatisiert pflegen oder auslesen.
👤 Plattformbenutzer
Der Plattformbenutzer wird:
als Fragesteller in Umfragen & Review-Fragebögen angezeigt
als Absender von Systembenachrichtigungen (z. B. Erinnerungen genutzt)
Name & Profilbild können im unteren Bereich angepasst werden.
Standard: flowit-Logo als Bild.
➡️ Vergesst nicht, unten Konfiguration speichern zu klicken.
📝 Evaluationseinstellungen
Hier optimiert ihr eure Feedbackzyklen und Bewertungsprozesse:
🌡️ Bewertungsskala
Die globale Bewertungsskala gilt für alle Module.
Aktuell: 1–10
Anpassungen wirken nur auf zukünftige Bewertungen
Mouseover zeigt die verwendete Skala im Nachhinein an
🗓️ Meetings & Fragen
Mitarbeitermeetings deaktivieren
Zusatzfragen deaktivieren
(Arbeitsstimmung, Führungsverhalten, Empfehlung)
🔁 Evaluationsperiode und Zusatzzyklen
Dauer der Evaluationen festlegen (empfohlen 2–4 Monate)
Zusätzliche Evaluationen aktivieren und deren Frequenz bestimmen
(z. B. jedes 3. Mal)
🃏 Kartenlimit
Maximale Anzahl nutzbarer Karten festlegen.
➡️ Auch hier anschliessend Speichern nicht vergessen.
🔍 Review-Einstellungen
Hier habt ihr verschiedene Funktionen, die ihr ein- oder ausschalten könnt:
📄 Review-Export
Einbeziehen der AI-Ergebnisse in PDF-Exporte
(AI-Zusammenfassung aus der Ergebnissicht)
👁️ Einsichtsrechte
Bestimmen, ob Teamleiter auf Reviewberichte zugreifen dürfen
(KI-Dashboards auf Team- & Bereichsebene)
📁 Archivierung von Reviews
Teamleitenden & Reviewern erlauben, Reviews zu archivieren
🔄 Austausch von Hauptreviewern
Erlauben, dass Teamleiter oder Reviewer den Hauptreviewer austauschen dürfen
⚙️ Automatische Review-Erstellung
Automatische Erstellung ein- oder ausschalten
Bedingungen festlegen:
Mindestdauer im Unternehmen vor Ende des Auffüllzeitraums
Mindestdauer im Unternehmen vor Ende der Reviewperiode
(Wichtig für Automatisierungen & Gesprächszyklen)
🎯 Schlussfolgen & Vereinbarungen
Zwei optionale Funktionen:
Auswahl von Kompetenzkarten als Schlussfolgen
Auswahl von zukünftigen Rollen als Schlussfolgerungsoption
🔔 Benachrichtigungen
Zu Beginn findet ihr einen Hinweis:
Globale Benachrichtigungseinstellungen gelten für alle Benutzer.
Grundregeln:
In-App ist immer aktiv
E-Mails standardmässig aktiv
Kritische System-E-Mails werden immer gesendet
SMS & Beekeeper standardmässig deaktiviert (kann aktiviert werden)
🗂 Übersicht der Benachrichtigungen
Hier seht ihr alle Funktionen von flowit und könnt Benachrichtigungen pro Funktion ein- oder ausschalten (Haken entfernen/hinzufügen).
⏰ Evaluationserinnerungen
Automatische Erinnerung 5 Werktage vor Ende der Periode
Optional: Nach Ablauf alle X Tage erneut erinnern
→ X frei einstellbar
📧 E-Mail-Einstellungen
E-Mails können nicht vollständig deaktiviert werden.
Kritische Nachrichten wie:
Benutzer-Onboarding
Passwort-Zurücksetzen
Beekeeper-Status
360-Learning-Updates
werden immer versendet.
Alle anderen E-Mails könnt ihr in den Tabellen darüber deaktivieren.
📱 SMS-Einstellungen
Einrichtung erfolgt über den Customer Success Manager.
🐝 Beekeeper-Einstellungen
Am Ende findet ihr die Beekeeper-Konfiguration sowie einen Link zum detaillierten Artikel.
🔐 Sicherheit & Benachrichtigungen
2FA per E-Mail aktivieren